Tietosuojaseloste

VOKnet-ekstranet 

VOKnet on Maahanmuuttoviraston (Migrin) ja vastaanottokeskusten sekä säilöönottoyksiköiden yhteinen extranet. 

Maahanmuuttovirasto ohjaa, opastaa ja valvoo vastaanottotyötä. 

Sivustolta löydät tärkeitä ohjeita ja tietoa laajasti asiakkaiden vastaanottoon, sosiaalipalveluihin, terveyspalveluihin, turvapaikkaprosessiin, tiedonhallintaan ja tietojärjestelmiin liittyen. 

VOKnet-ekstranetsivusto on tarkoitettu vastaanottokeskusten ohjepankiksi. 

Rekisterinpitäjä 

Maahanmuuttovirasto 
PL 10, 00086 Maahanmuuttovirasto 
Sähköposti: migri@migri.fi  
Puhelinnumero 0295 430 431 (vaihde) 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Maahanmuuttoviraston vastaanottopalveluiden osasto  
Terhi Sandberg 
Sähköposti: voknet@migri.fi, terhi.sandberg@migri.fi 
Puhelinnumero 0295 430 431 (vaihde) 

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Sähköposti: tietosuojavastaava@migri.fi 
Puhelinnumero 0295 430 431 (vaihde)  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste  

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.  

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite perustuu seuraaviin säädöksiin: 

• lakiin kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011).  
• laki säilöön otettujen ulkomaalaisten kohtelusta ja säilöönottoyksiköstä (116/2002). 

Henkilötietoryhmät 

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat: 

• nimi 
• sähköpostiosoite 
• organisaatio 
• toimipaikka 

• titteli 
• työnkuva 
• puhelinnumero 

Lisäksi käyttöoikeushenkilö voi lisätä tai henkilö voi itse antaa itsestään haluamiaan tietoja muiden nähtäväksi vapaaseen omat tiedot kenttään.  

Tietolähteet 

Käsiteltäviä henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään sekä jokaisen vastaanottokeskuksen käyttöoikeushenkilöltä. Keskusten ja Maahanmuuttoviraston käyttöoikeushenkilöt lisäävät uusien henkilöiden tiedot VOKnettiin. Jos henkilö ei kirjaudu VOKnettiin poistuvat tiedot muiden nähtäviltä 90 päivän kuluessa. 

Maahanmuuttoviraston henkilötiedot tulevat virka- tai ohjaustehtävän perusteella VOKnetin yhteystietoihin ja jokainen henkilö ylläpitää niitä itse. Henkilöiden työpuhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen edellytetään olevan näkyvillä ja ajan tasalla ellei toisin sovita. 

Henkilötietojen vastaanottajat 

Kaikki VOKnet-käyttäjät näkevät kaikkien näkyviin nostettujen käyttäjien nimen, organisaation, puhelinumeron, sähköpostiosoitteet ja henkilön itse lisäämät tiedot oman profiilin vapaaseen kenttään. 

Maahanmuuttovirastolla ja sen sopimuskumppaneilla on oikeus päästä tietoihin käsiksi, jos alustan ylläpito tai kehittäminen sitä vaatii. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Maahanmuuttovirasto ei siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilyttämisaika 

Käsiteltävät henkilötiedot poistetaan seuraavasti: 

• Kerran vuodessa kaikki yli vuoden passiivisena olleet tunnukset. 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä henkilötietoja käsitellään, on sinulla oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Sinulla on oikeus pyynnöstä saada nähtäväksi tallennetut ja käsiteltävät henkilötiedot lähettämällä tietopyyntö tässä selosteessa osoitetulle rekisterinpitäjän edustajalle tai sähköpostitse viraston kirjaamoon osoitteeseen migri@migri.fi  

Näet sinua koskevat tiedot VOKnetistä oman nimesi alta, kohdasta Omat tiedot. Et voi päästä katselemaan tietojasi suoraan Maahanmuuttoviraston järjestelmistä. Oikeuttasi saada pääsy henkilötietoihisi voidaan rajoittaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 23 artiklan ja Tietosuojalain (1080/2018) 34 §:n perusteella. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen tai täydentämiseen 

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit korjata ne itse tai pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme Sinua kertomaan, mikä tieto on virheellinen ja perustelemaan virheellisyyden sekä miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Jos olet ilmoittanut, että tietosi ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes niiden paikkansapitävyys on varmistettu. 

Henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Jos haluat tehdä ilmoituksen henkilötietojesi käsittelyä koskevasta ongelmasta, ota ensisijaisesti yhteyttä tämän rekisterin rekisterinpitäjän tai Maahanmuuttoviraston edustajaan/tietosuojavastaavaan (yhteystiedot yllä).  

Sinulla on oikeus valittaa tietojesi käsittelystä myös valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut ovat osoitteessa http://www.tietosuoja.fi